1. Klargör förutsättningarna

En tidsplan för de olika stegen i processen bör göras upp, och de som normalt arbetar med hälso- och arbetsmiljöfrågor ska involveras. På större arbetsplatser är det bra att tillsätta en särskild upphandlingsgrupp. Gör tidigt klart ambitionsnivån för upphandlingen. Aktualisera i samband med detta verksamhetens mål för hälso- och arbetsmiljöarbetet.

2. Analysera utgångsläget

Beskriv hälso- och arbetsmiljöarbetet idag och er aktuella situation. Vilka mål har ni, och hur stämmer verkligheten överens med målen? Om målen svävar i det blå, försök att formulera realistiska och mätbara målsättningar.

Analysera nuläget. Hur ser sjuktalen ut? Vad har skyddsronder och medarbetarenkäter gett för resultat? Vilka problemområden har identifierats? Utifrån denna beskrivning bör ni kunna klargöra era behov.

Är stressen det allt överskuggande problemet? Har medarbetarenkäterna visat att väldigt många på en viss avdelning klagar på ryggont? Har ni inte riktigt klarat ut hur man ska hantera missbruksproblem? Utifrån den sortens behovsanalys bör ni gå vidare och diskutera vad som kan lösas inom ramen för ert eget systematiska arbetsmiljöarbete, och vad ni behöver extern hjälp med.

3. Formulera vad ni vill att företagshälsovården ska göra 

Utifrån behovsanalysen är det bra att specificera vad ni vill köpa för tjänster av företagshälsovården, innan ni börjar ta kontakter. Man bör även klargöra vilka kompetenser som företagshälsan ska ha.

Vill ni ha stöd i det ordinarie systematiska arbetsmiljöarbetet, eller enbart rikta in er på några enstaka områden där det krävs experthjälp? Önskar ni hälsokontroller, och i så fall vilken typ av uppföljning? Hur många rehabärenden tycker ni att företagshälsovården ska ha resurser för att arbeta aktivt med? Vill ni att cheferna ska utbildas i hälsofrämjande arbetsledning? Behöver ni hjälp med att anpassa arbetsplatser?

Försök att analysera vilka vinster – i form av t ex minskad sjukfrånvaro och ökad produktivitet – som är rimliga att räkna med vid olika typer av insatser. Låt hugade leverantörer av företagshälsovård beskriva hur de vill arbeta utifrån er kravlista. Lyssna även till företagshälsans synpunkter. De kan ha infallsvinklar ni inte har tänkt över. Vid offentlig upphandling säger det sig självt att flera företag har rätt att lämna in anbud utifrån kundens kravspecifikationer. Men även det privata företaget kan med fördel ta kontakt med åtminstone några företagshälsor innan upphandlingsbeslut tas.

4. Satsa på långsiktigt samarbete

Redan under själva upphandlingen bör ni diskutera med företagshälsorna hur ni vill att det framtida samarbetet bör se ut. När ni har bestämt er för vilka som ska anlitas, och vilka tjänster som ska handlas upp, är det viktigt att inte slå sig till ro. Kund och företagshälsovård bör upprätta en samarbetsrelation som bygger på kontinuerlig dialog och uppföljningar av de insatser som görs. Kontaktpersoner bör utses och organiserade former för samarbetet göras upp. Verksamhetens anställda ska få tydlig information om vad avtalet innebär och vem/ vilka man bör vända sig till när man vill ha insatser från företagshälsan.