Bemanning och schemaläggning

Vem och hur många ska egentligen vara på jobbet? Att ha rätt resurser och kompetens vid rätt tid och plats, det är vad bemanning handlar om. Ett intressant område som intresserar allt fler, men också svårt, tycker Myrna Palmgren med lång erfarenhet av frågan. Hon har bl a utsetts till Årets Kommunalekonom och utbildar HR och chefer i hur man t ex ska lägga scheman. Hon jobbar också för Region Östergötland.

– Utmaningen är att få en bra balans mellan verksamhetens behov och ramar och medarbetarnas önskemål. Ett vanligt konfliktområde är att anställda ofta vill jobba i långa sjok för att sedan kunna vara lediga i längre perioder. – Det här är ett önskemål som inte är bra för hälsa och återhämtning, något forskningen konstaterat. Men det kan vara svårt att övertyga personalen. ”Så här har vi alltid gjort, vi vill ha det så, annars slutar vi”, kan schemaläggaren som vill ändra få höra.

Myrna Palmgren ger ett aktuellt exempel; ett förslag till schema hon just tittar på innehåller arbete nio dagar i sträck efter bl a önskemål från anställda.

– Det här är inte bra för hälsan, men det kan vara jättesvårt att ändra. Inom t ex vården är vissa arbetstidskombinationer mer populära än andra, t ex att jobba kväll följt av dag.

– Personalen säger att det blir så bra kontinuitet för patienterna, men det handlar också om att kunna jobba komprimerat och få längre ledighet. Det vanliga upplägget som många av oss har, att jobba fem dagar och vara ledig två, är bra om man jobbar dagtid, tycker hon.

Hur ska då chefer agera?
– Det är väldigt viktigt att visa att man bryr sig och lyssna på argument. Men chefer behöver också vara tydliga och klargöra vilka principer man arbetar efter på arbetsplatsen, t ex vi jobbar inte för många dagar i sträck. Man ska berätta vad forskningen säger om t ex återhämtning.

En del chefer har inte satt sig in i vad som gäller, eller tagit fram några riktlinjer för bemanning och arbetstider – något som bör ske i samarbete med facket, tycker hon. På större arbetsplatser kan det vara bra med en särskild utbildad planerare som bemannar.

På mindre arbetsplatser är det ofta en uppgift för chefen. Chefen bör dock stötta planerare som möter motstånd. Vilka är då råden till schemaläggare? Myrna Palmgren framhåller fyra viktiga områden:

• Var noggrann och ta reda på allt som går om verksamhetens behov, som krav på tillgänglighet, antal klienter som kommer, kundernas önskemål. – Ofta går det att se ett mönster för efterfrågan. Även när jag jobbade för SOS Alarm som tar emot akuta samtal gick detta att se. Det var lugnast på morgonen och blev mer och mer att göra under dagen.
• Ledarskap och arbetsplatskultur är mycket viktigt.
  – Det har jag själv lärt mig den hårda vägen. Som matematiker är det lätt att tänka att när jag nu räknat ut allt på det mest genomtänkta sättet så löser det sig. Så är det inte alls. Det finns ett uttryck: ”Kultur äter strategi till frukost”. Goda argument hjälper inte om människor inte vill.Att påverka attityder om hur och när man ska jobba är ett långsiktigt arbete i samarbete med fack och anställda, framhåller hon. – Det är inte så att de bästa arbetstiderna för personalen och t ex den bästa omvårdnaden alltid överensstämmer. Verksamhetens behov ska komma först. Chefer måste vara genomtänkta och tydliga och berätta vilka principer som gäller och vilket beteende som uppmuntras. Säger någon: ”Får jag inte jobba som jag vill, så säger jag upp mig” – ja, då kanske personen ska göra det. En del chefer i offentliga sektorn lyssnar och diskuterar för mycket och vill göra alla glada, tycker hon. – Det har ibland gått för långt. I privata sektorn ser jag färre bemanningsproblem. Där verkar finnas färre konflikter om saken.
• Ha tydliga spelregler och berätta om dem. – Du har säkert spelat sällskapsspel och vet vilket tjafs det kan bli när man inte kommit överens om reglerna. Var tydlig från början om vad som gäller t ex vid begäran om ledighet, vilken som är sista dagen för att lämna in önskemål, etc. Om två personer vill vara lediga samtidigt, hur gör vi då?
• Ha ett strategiskt perspektiv. – För att lyckas med bemanningen måste man tänka långsiktigt och inte bara släcka bränder. Tänk ett år framåt. Om flaskhalsen är brist på kompetens, ha en plan för att t ex vidareutveckla den befintliga personalen och för hur rekrytering ska gå till. Många chefer är för pressade och då blir det kortsiktiga lösningar.

Den som har dessa fyra områden på plats, kommer att ha få problem med bemanning, menar Myrna Palmgren. De flesta arbetsplatser har dock mycket de behöver förbättra. Anställdas önskemål om att få jobba heltid behöver hanteras bättre av arbetsgivare, tycker hon. – Det är vanligt att avdelningschefer i t ex vården vill att personalen ska jobba 75 procent, eftersom det då är lättare att bemanna efter regler och behov utan att få överbemanning.

”Vi vill ha huvuden, inte timmar.” kan man få höra. Det här går att lösa om man samverkar mellan verksamheterna, påpekar hon, och ger ett exempel där sjuksköterskor, anställda på vårdavdelningar som alltid är öppna – men med skiftande personalbehov över dygnet – samverkar med öppenmottagningar som jobbar dagtid.

När det gäller underbemannade verksamheter, något som är vanligt inom dagens vård och omsorg, finns mycket som går att utveckla, bedömer Myrna Palmgren. – Demografin förändras, vi måste tänka annorlunda. Min erfarenhet gör mig övertygad om att mycket går att förbättra genom bättre ledarskap och förändrade arbetssätt. Mycket onödigt krångel finns. Ledningen måste sätta sig ner med personalen, berätta hur situationen är och be om deras förslag.

Hon ger ett exempel från en röntgenavdelning där man genom att ändra rutinerna för hur patienter gavs kontrastvätska – ett särskilt ”stickrum” inrättades med van sköterska – fick ett mycket lugnare flöde. – Det är en liten detalj, men det finns massor att göra. En del chefer överger personalen och låter dem klara allt fler uppgifter på egen hand. De säger att de inte vill detaljstyra. Att leda så att verksamheten förbättras, prioritera bort moment och ta vara på idéer är inte att detaljstyra. Det går att vara mer effektiv