Tanken med aktivitetsbaserade kontor är att kombinera det bästa från såväl cellkontor som öppna kontorslösningar. Medarbetarna ska få tillgång till flera olika arbetsmiljöer, så att de kan välja den som ger dem den bästa produktiviteten i den uppgift som ska utföras för stunden.
Företaget Leesman mäter med en standardiserad enkät hur väl olika kontorsmiljöer stödjer medarbetarna i deras arbete. Med hjälp av ett sammanvägt index delas kontoren upp i tre kategorier: katalysatorer, möjliggörare och försvårare (översatt från engelska). I kontor i den första kategorin upplever medarbetare att miljön stärker deras självupplevda produktivitet, i den sista är det precis tvärtom och i den mittersta är det varken eller.
Aktivitetsbaserade kontor är både bäst och värst
Data från Leesman visar att aktivitetsbaserade kontor finns representerade både bland de allra bästa kontoren och bland de allra sämsta. Det verkar alltså inte vara kontorsformen i sig som skapar en bra eller dålig arbetsmiljö, utan snarare hur konceptet genomförs och anpassas till den aktuella verksamheten.
Leesmans data visar också på stora skillnader i hur medarbetarna utnyttjar de olika typerna av miljöer i det aktivitetsbaserade kontoret. Vissa byter miljö ofta medan andra strävar efter att behålla samma plats. De som byter ofta gillar ofta konceptet mer än de som byter sällan.
Det finns många olika orsaker till att medarbetare gillar att byta eller inte. Till exempel kan det röra sig om vilka arbetsuppgifter man har, hur arbetsplatskulturen ser ut, personlighet och egna preferenser, men också hur introduktion och utbildning i det nya arbetssättet har sett ut.
Institutet för stressmedicin ISM i Västra Götalandsregionen har under flera år följt forskningsläget kring arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor. I deras rapport i ämnet framgår också att det inte går att säga generellt om aktivitetsbaserade kontor är bra eller dåligt för arbetsmiljön. ”Det beror på” är en slutsats som återkommer.
Hur övergång och införande går till spelar stor roll för resultatet
Något som har stor inverkan på slutresultatet är hur själva processen att införa aktivitetsbaserade arbetssätt går till. Medarbetarnas delaktighet från planering till genomförande är avgörande för hur slutresultatet uppfattas. Det är de som arbetar i verksamheten som har den bästa informationen om vilka miljöfaktorer som har betydelse för att kunna utföra arbetsuppgifterna med bästa effektivitet.
Den här typen av förändring bör också riskbedömas enligt arbetsmiljölagen. Särskilt viktigt kan det vara att ha en plan för hur olika anpassningar ska hanteras, t.ex. för medarbetare som blir sjuka eller har funktionsnedsättningar.
Det har också visat sig att det är viktigt att fortsätta kontorsprojektet efter inflyttningen. Det är inte alltid möjligt att förutse hur något kommer att fungera i en planeringsfas och saker och ting kan behöva justeras när man ser hur det blir i verkligheten.
Inte minst är det viktigt att arbeta med själva arbetsplatskulturen. När är det okej att störa sina kollegor, och när är det okej att dra sig undan? Vilka regler gäller i olika delar av kontorsmiljön? Osv.
