I en undersökning som branschorganisationen Svenska Möten genomfört har 1000 tjänstemän inom både privat och offentlig sektor svarat på vad de anser om mötena på sin arbetsplats. Bara fem procent anser att de är väl använd tid medan hälften av de tillfrågade ansåg att de varken gjorde till eller från. Fyra av tio säger att mötena tar mer energi än vad de ger.

– Man ska inte ta bort mötena, delaktighet och dialog är viktigt. Men mötena måste bli bättre, säger, Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten.

Organisationens beräkning är att varje anställd sitter i ineffektiva möten hela fyra arbetsveckor per år. I tid innebär det lönekostnader på 170 miljarder per år, ungefär tre gånger så mycket som statens utgifter för sjukskrivningar. Många upplever också att mötena är en stressfaktor som stjäl tid från andra arbetsuppgifter.

Så hur gör man då för att göra mötena bättre och mer engagerande?

– Det enklaste sättet är att ägna några minuter i slutet av varje möte till att fundera på hur man kan göra nästa möte bättre, säger Sylvia Nylin.

Hon tar också upp planering. Att tänka igenom syftet och mål, och hur man följer upp det som sagts, är viktiga delar för ett meningsfullt möte. Ju mer tid som läggs på planering, desto bättre blir resultatet, menar Sylvia Nylin. Som chef har man en nyckelroll.

– Chefer sitter mer än 60 procent i möten men få har utbildning i hur man leder möten. Cheferna borde få träna mer på detta.

Många använder också möten som informationskanaler. Onödigt och bortkastad tid, menar Sylvia Nylin.

– Skicka ut information i förväg och använd i stället möten för dialog och förankring.

//Arbetsmiljöforums tidning, Du&jobbet, OSCAR MAGNUSSON