Ha en plan när krisen kommer

Publicerad: 2022-10-04 i vår tidning Allt om arbetsmiljö

Arbetsgivare ska ha en krisorganisation.

Men när ska den väckas - när är det egentligen kris? Och hur ska organisationen se ut?

Ida Wanngård, chef för fackförbundet Ledarnas chefsrådgivning konstaterar att det beror på vilka händelser vi förbereder oss för, och hur och vem de påverkar – samhället, organisationen eller individer?

– I krisorganisationen ska det finnas personer med kunskap och mandat att fatta snabba beslut om verksamheten. Det är viktigt att den finns. Att när krisen kommer lägga tid på att organisera sig är inte effektivt, säger hon.

I värsta fall får vi kriser på alla nivåer, vi har nyss varit med om det under pandemin. En sådan kris påverkar såväl arbetsplatser som personal. Då gäller att det finns beredskap för det. Ida Wanngård poängterar att frågan om beredskap behöver vara ständigt levande.

– Det är inte något man klarar av vid ett tillfälle och sen är det gjort.

Arbetsgivaren har alltid ett övergripande ansvar som innebär att förebygga och undanröja risker på arbetsplatsen. I det ansvaret ingår att skapa rutiner för olika typer av kriser. Här finns Arbetsmiljöverkets föreskrift Afs 1999:7 Första hjälpen och krisstöd till hjälp.

Enligt föreskriften ska arbetsgivaren ha beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd. Verksamhetens behov avgör hur beredskapen ser ut. Det ska finnas en krisgrupp med ansvariga för att hantera krisen så att skadan minimeras. Den ska ta fram en krisplan, samt rutiner för krishantering.

Mer exakt hur allt detta ska se ut kan skifta. Men vissa saker ska vara uppfyllda, arbetsmarknadens parters organisation Prevent har en checklista baserad på föreskrifterna om SAM och Första hjälpen, där bland annat följande finns med:

• Har personerna i krisgruppen tilldelats ansvar och mandat för krisarbetet?
• Har alla i krisgruppen kunskaper och resurser att utföra sina uppgifter?
• Finns det en process som beskriver krisgruppens samarbete med ledningsgruppen?
• Finns det en krisplan på arbetsplatsen som kan aktiveras vid en kris?
• Har ni identifierat vilka kriser som kan uppstå på er arbetsplats?

Vad gäller möjligheten att upprätthålla verksamheten även i kris är försörjning en av de mest sårbara delarna i de flesta organisationer – att få tillgång till allt som behövs för att fortsätta producera. Jan-Olov Olsson är expert på försörjningsberedskap på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB:

– Det är svårt att veta vilka konsekvenserna blir, men om till exempel kriget i Ukraina blir långvarigt kan vi få en kris i Västeuropa på grund av att vi är beroende av energi eller andra varor.

Han förordar ett riskperspektiv som ser till hela organisationen:vad i organisationen är känsligt, och vad händer om en leverans eller en tjänst uteblir? En plan B för varje del i systemet som kan gå ned är nödvändigt att ha.

– Personal är en trång sektor, då kan det vara bra att ha några extra i organisationen. Expertkunskap kan vi delvis lösa med att vi pryar på varandras jobb. På så vis skapar vi marginaler.

Jan-Olov Olsson konstaterar att medvetenheten om behovet av krisorganisation kunde vara högre i svenska organisationer och företag:

– Nu är det betydligt bättre än före pandemin. Men många blev tagna på sängen då. Slimmade organisationer är inte så bra när exempelvis personalfrånvaron ökar.