Det skedde nästan över en natt. Alla bokningar flyttades fram. På Ledarstudion tränar man enskilda och grupper i ledarskap, med metoder och inspiration från teatervärlden. Men med coronasmittans utbrott tvärdog allt intresse för ledarskapsträning i grupp. De 20-talet anställda fick först gå över till att vårda kundkontakter, det vill säga att ringa och prata med gamla kunder – ett arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för den dag när pandemin är över.

Sedan början på april har alla på Ledarstudion, utom tre personer i chefsställning, permitterats och arbetar numera 40 procent. Man arbetar dessutom hemifrån.

Det är en minst sagt omtumlande situation att vara chef i. Men trots allt måste man ändå utgå från sitt normala ledarskap, tror företagets vd och grundare Lena Ahlström. Trygghet och inspiration bör vara ledord oavsett hur man möter medarbetarna. Men situationen kräver mer reflektion än vanligt och att man verkligen anstränger sig för att vara maximalt lyhörd.

– Jag tror att man dagligen måste fundera på hur detta påverkar mig som chef, och hur det påverkar mina arbetskamrater.

Svårigheterna i situationen får dock inte dominera det budskap man sänder ut som chef.

– Man får inte fastna i problem. Nu gäller det att hitta lösningar och inte bara grotta i problemen, säger Lena Ahlström som menar att det i detta läge är viktigt att man inom personalgrupper aktivt arbetar med att påminna varandra om arbetsplatsens styrkor och kvaliteter.

Men på ett jobb som bygger mycket på gruppdynamik och kreativa processer är det självklart svårt när man inte träffas fysiskt. Långsiktiga processer och den dagliga kommunikationsträningen stannar upp.

Foto: Anja Dahlgren.

Som chef på en arbetsplats där gruppens kreativitet och välmående driver verksamheten framåt är det extra viktigt att Lena Ahlström har koll på hur de anställda mår. Även detta blir svårare på distans.

– Språk bygger inte bara på ord, det bygger även på subtila signaler som inte går fram när man inte ses. Det är en komplexitet som går förlorad, man hör inte om en människa behöver stöd och hjälp på samma sätt som när man ses fysiskt.

Som chef har Lena Ahlström också arbetsmiljöansvaret för sina anställda. Detta ansvar är det samma oavsett var medarbetarna sitter, påpekar hon. Men rent praktiskt blir de viktigaste insatserna när anställda arbetar hemma att IT-utrustning och ergonomin fungerar. Kanske måste man låna hem redskap från jobbet?

– Men även arbetstagaren har ett ansvar för att föra en dialog kring arbetsmiljön, så att vi kan fånga upp sådant som inte fungerar.

På Ledarstudion har de strukturerat upp arbetsdagarna så att alla anställda har ”incheckning” tillsammans klockan nio. Arbetsplatsen använder sig av det digitala samtalsverktyget Microsoft Teams som liknar det mer omskrivna Zoom i sin funktion. Därefter är man indelade i tre grupper som under dagen tjänar som forum för arbetsledning och vid dagens slut skriver alla några rader i den gemensamma för att sammanfatta vad man gjort under dagen.

Vid 15-tiden har man också en digital fikapaus för den som vill. Från ledningens sida uppmuntras att man håller den sociala kontakten med kollegorna. Därför finns också ett chatforum där man kan skicka innehåll som är av mer social och underhållande karaktär.

Man ska inte heller tro att man kan arbeta lika effektiv hemifrån, menar Lena Ahlström.

– Vi säger: Jobba 40-45 minuter, sedan tar man en paus. Och det går inte att jobba åtta timmar hemifrån. Det går inte att hålla igång energin så länge när man är själv.

Lena Ahlström delar också med sig av några tekniktips för digitala konversationer som man anammat på Ledarstudion: När du börjar tala, säg ditt namn först. Och se till att du har rätt belysning, så att ditt ansikte syns, och tittar in i kameran. Ögonen är vårt viktigaste medel för att skicka information, fortsätter hon.

Och även om Ledarstudion i likhet med många andra företag just nu går igenom en mycket prövande period upplever Lena Ahlström också positiva saker i eländet.

– Jag lär mig så väldigt mycket av den här perioden.

//OSCAR MAGNUSSON, Du&jobbet

Läs mer om arbetsgivarens ansvar vid hemarbete här