Arbetsplatsen måste göra en grundlig utredning av olika behov och sätt att arbeta innan man beslutar sig för en förändring i riktning mot aktivitetsbaserat, tycker Kersti Lorén.
– Man ska inte förändra bara för att det är populärt just nu. För personer som huvudsakligen har behov av att jobba tyst och koncentrerat kan poängen vara liten med att flytta omkring. Tanken med aktivitetsbaserat är ju att man ska välja arbetsplats beroende på aktivitet.
– Se till att det finns tillräckligt med tysta ytor och mötesplatser, tänk efter vilka arbetsuppgifter som mår bra av att man hör och ser vad de andra gör, och att det går att boka fasta platser om några ska jobba ihop tätt en period, uppmanar hon.

Ska alla jobba digitalt måste det vara på riktigt, dvs allt material ska finnas tillgängligt digitalt, påpekar Kersti Lorén, som betonar att det tar tid att vänja sig vid ett nytt arbetssätt och att det behövs utbildning och samråd inför förändringen. Kontoret behöver ha olika zoner för enskilt koncentrerat arbete, för jobb i grupp och för samverkan, umgänge, paus. Det är viktigt att tänka igenom hur kontoret ska möbleras. Stolar och bord måste vara lätta att ställa in, regler för i vilket skick man lämnar sin arbetsplats, hur och var man samtalar med andra, etc måste vara tydliga.

1. Stolen.
På kontor med egen plats är det vanligt att ha valt ut en stol och att ha ställt in den e f t e r s i g , ibland med en ergonoms hjälp. Man kan se lappar med orden: ”Rör inte inställningarna, Kalles stol”. Nu får man ta den som står vid bordet
– såvida inte arbetsgivarna har ett slags bibliotek med stolar där man väljer en att dra till sin plats. Arbetsgivaren ansvarar för att alla vet hur man rätt ställer in stolen efter sin längd, etc. Det är något som kan behöva göras flera gånger om dagen. Vissa kommer kanske att sakna en egen stol. Ställ in rätt sitthöjd i förhållande till bordsytan, man ska kunna ha fötterna i golvet och underarmarna på bordet, ha rätt djup och bra svankstöd. Lär av busschaufförer som ställer in stolen inför varje körning! Arbetsmiljöverket har inga råd om huruvida arbetsgivare ska köpa in flera olika modeller, men Kersti Lorén tycker personligen att det är bra med olika slags sittplatser att välja på: bollar, stolar som vippar och gungar, har extra långt ryggstöd, osv. Det som gäller är: lätt inställbar, kunskaper hur man gör och att tycka att man sitter bra.
Se upp med: Att strunta i inställningar.

2. Datorn 
Det vanliga är att bära runt sin egen laptop. Det är viktigt att bara jobba kortare stunder med laptop, eftersom arbetsställningen inte blir bra – skärm och tangentbord sitter för nära varandra. På bordet ska det finnas bildskärm, tangentbord och mus så att det går lätt att docka in sin laptop och jobba mot större skärm. Ögonen ska vara i höjd med övre delen på skärmen så att man tittar något ner på det man skriver eller läser. Det kan vara en god idé att ha ett ställ på bordet så att laptopen kan sättas fast i rätt höjd, men det behövs ändå ett annat tangentbord. Bildskärmen ska ha skarpa, tillräckligt stora tecken, inte vara placerad mot fönster och vara fri från flimmer, bländning och reflexer.
Se upp med: Att jobba för länge med laptop. Det ingår i ett aktivitetsbaserade koncept att kunna arbeta överallt, t ex i soffgrupper eller vid fikabord. En liten stund går bra. Ibland har kontoret sk touchdownplatser för sådana korta stunder.

3. Bordet
Bordet ska vara lätt att höja och sänka och ge möjlighet att växla mellan att sitta och stå. Det ska vara stort nog så att man kan bre ut sig och ha plats för bildskärmar. Rätt inställt är när man kan vila underarmarna på bordet – det gäller oavsett om man står eller sitter ner och arbetar. Ibland kan man vilja höja ytterligare för att kunna stå och hänga på bordet när man läser. Ha tydliga regler: räcker det att plocka undan eller ska man även torka av bordsskivan? Måste man lämna platsen, även när man är någon annanstans en kort stund?
Se upp med: Att strunta i att ställa in rätt höjd och variera arbetsställning.

4. Ljuset 
Numera finns sällan särskild bordsbelysning utan vanligen hänger en lampa över arbetsplatsen, som lyser både uppåt för allmänbelysning och nedåt. Det ska hänga ner ett snöre så att man kan släcka vid behov. Fönsterplatserna kan vara de mest populära – då är sidljus lämpligast, men det beror på planeringen. Troligen förlägger man de tysta platserna längre in i kontoret.
Se upp med: Lampan ska vara bländ och flimmerfri. Den som inreder ska tänka på att inte någon annan lampa blänker i dataskärmen.

5. Buller 
Material ska vara dämpande, t ex i form av absorbenter i tak, skärmar som står eller hänger. Se upp med glasväggar som gör att ljud studsar. Flyttbara skärmar för att boa in sig är inte tanken med aktivitetsbaserat. Tänk på att det man ser hör man. För att hjälpa ska skärmarna vara så pass höga att de når över öronen. På ett bra utfört kontor finns tillräckligt med tysta platser för dem som behöver.
Se upp med: Bullerstörningar är ett vanligt problem. Ha regler för hur och var man telefonerar och samtalar, pausutrymmen kan behöva isoleras, etc.

6. Förvaring 
Fundera på hur de anställda ska bära runt det som krävs för jobbet. Ibland finns kassar, väskor eller egna hurtsar att dra med sig. Vanligt är egen väska med laptop och eventuella handlingar. Det måste finnas egna skåp som är tillräckligt stora för att kunna låsa in ytterkläder, väskor, cykelhjälmar, regnplagg etc.
Se upp med: Visar det sig att mycket saker krävs som inte finns i datorn, typ pärmar, referenslitteratur, tidningar bör man fråga sig om aktivitetsbaserat fungerar fullt ut. Kanske ska vissa grupper ha fasta platser med egen förvaring. Att bära runt på mycket material blir inte bra.

7. Luft och temperatur 
Den frusna kan inte längre dra på elementen extra mycket i det egna rummet. Vädra extra mycket för att få frisk luft går inte heller. Temperaturen ska ligga på det genomsnitt de flesta brukar gilla och i övrigt får anställda uppmanas att ta på och av kofta. Luftflödet ska anpassas till antalet personer i rummet.

8. Städning 
Ha regler för hur rent man ska göra efter sig: Torka av? Tömma papperskorgen? Prata om saken, aktivitetsbaserat kräver många uppföranderegler. Gör golvet lättstädat genom att hänga upp sladdar och kablar.

9. Golvet
Heltäckningsmattor dämpar, men kan framkalla allergier hos vissa och vara svåra att rengöra ordentligt. Är golven hårda kan det vara praktiskt med arbetsplatsmattor som gör det mindre hårt att stå.